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A Reforma Tributária já mexe na emissão de notas fiscais. Empresas de diferentes setores precisam adaptar os documentos fiscais eletrônicos para incluir informações sobre o IBS e a CBS, o que exige atenção de empresários, contadores e equipes fiscais.

Os documentos passam a ter novos campos, códigos de classificação tributária e dados sobre o tratamento de cada operação. A adaptação é gradual: Receita Federal e Comitê Gestor do IBS definiram um calendário progressivo, que varia conforme o modelo de documento e a atividade.

Não basta atualizar o programa emissor. Também é preciso revisar cadastros de produtos e serviços, parametrizações tributárias e as informações usadas no preenchimento.

Quais informações passam a constar nas notas

A principal mudança é a inclusão de campos que identificam a incidência do IBS e da CBS. Entre os destaques estão a incidência e a alíquota do IBS, os dados para cálculo da CBS, o Código de Situação Tributária (CST), o Código de Classificação Tributária (cClassTrib), a base de cálculo, as alíquotas e os valores dos tributos.

Com esses dados, o Fisco consegue identificar a natureza de cada fornecimento. Como nem toda operação recebe o mesmo tratamento, há situações de tributação integral, redução de alíquota, isenção, imunidade, diferimento e outros enquadramentos. O preenchimento correto depende da análise caso a caso.

Quando as novas informações se tornam obrigatórias

O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026, fixou os prazos por modelo de documento e tipo de operação. Em 3 de agosto de 2026 entraram NF-e, NFC-e, CT-e e outros documentos da primeira etapa.

Em 1º de outubro de 2026 foi a vez da NFS-e de serviços em geral, da NFCom e da primeira fase da DeRE. Em 15 de novembro de 2026 começa a segunda fase da DeRE, com eventos periódicos mensais.

Em 1º de dezembro de 2026 entram documentos de operações específicas, como locações, água e saneamento, gás e determinadas operações imobiliárias. Em 1º de janeiro de 2027 é a vez dos documentos fiscais dos contribuintes do Simples Nacional, entre outras operações. Cada empresa deve verificar em qual etapa se enquadra.

Simples Nacional também precisa se preparar

Os optantes pelo Simples Nacional entram no cronograma a partir de 1º de janeiro de 2027, quando seus documentos fiscais passam a informar os novos tributos. Microempresas e empresas de pequeno porte também precisam acompanhar as atualizações dos sistemas emissores.

A recomendação é que o contador confira as configurações da empresa e oriente o cliente. Antecipar a adaptação evita divergências entre documentos, informações fiscais e registros contábeis.

Nota pode ser autorizada mesmo sem todos os campos

Há diferença entre a obrigação de preenchimento e a validação automática. Em agosto de 2026, Receita Federal e Comitê Gestor do IBS esclareceram que o adiamento das regras de validação não suspendeu a obrigação de informar IBS e CBS.

Na prática, os sistemas podem autorizar a emissão mesmo com campos vazios, o que não dispensa a empresa de preenchê-los. O adiamento atingiu apenas as regras de validação e rejeição automática, não o cronograma de implantação.

O que fazer para evitar problemas

Entre as providências indicadas estão atualizar o sistema emissor e conferir versões compatíveis com as novas exigências, revisar o cadastro de produtos e serviços, checar CST e cClassTrib, revisar as regras de IBS e CBS aplicáveis, realizar testes de emissão, treinar as equipes de faturamento e fiscal e manter contato com a contabilidade para alinhar procedimentos.

O papel do contador na adaptação

Cabe ao contador acompanhar a legislação, orientar os clientes sobre o enquadramento das operações e o uso dos novos códigos, além de trabalhar junto das equipes financeiras, fiscais e dos fornecedores de sistema para conferir as informações nos documentos eletrônicos.

Classificação incorreta pode comprometer a apuração dos tributos e o aproveitamento de créditos, de modo que a revisão de cadastros e procedimentos deve entrar no planejamento para o próximo ano. Ainda que a implantação seja por etapas, a preparação não deve ficar para a última hora.